Bạn muốn tìm một đơn vị phù hợp để cải tạo văn phòng và nâng cấp không gian làm việc cho nhân viên của mình. Vaidecor tự tin mình chính là nơi bạn có thể gửi gắm niềm tin để thi công sửa chữa lại văn phòng đã cũ từ lâu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành nội thất, chúng tôi chắc chắn sẽ không khiến bạn thất vọng với những phương án cải tạo tốt nhất.
1. Cải tạo văn phòng có phải khoản đầu tư xứng đáng?
Việc cải tạo văn phòng không chỉ đơn thuần là thay đổi về mặt thẩm mỹ, mà là một sự đầu tư chiến lược mang lại vô vàn lợi ích thiết thực: tăng hiệu suất, khơi nguồn sáng tạo, giữ chân nhân tài, nâng tầm thương hiệu và tối ưu hóa không gian.
1.1. Nâng cao hiệu suất làm việc
Một môi trường làm việc thoải mái và hiện đại chính là bệ phóng cho sự bứt phá về hiệu suất lao động. Hãy hình dung, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thế nào khi mỗi ngày đến văn phòng với không gian bí bức, hệ thống ánh sáng yếu ớt và những trang thiết bị lỗi thời? Tinh thần làm việc sẽ bị suy giảm đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất chung của toàn công ty.
Ngược lại, cải tạo văn phòng một cách khoa học, với không gian thoáng đãng, ánh sáng tự nhiên chan hòa, nội thất tiện nghi và màu sắc hài hòa sẽ tạo ra một bầu không khí làm việc tích cực. Khi được làm việc trong môi trường thuận lợi, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái về thể chất và tinh thần, giúp họ tập trung cao độ và nâng cao hiệu suất làm việc một cách rõ rệt.
1.2. Kích thích sáng tạo và đổi mới trong công việc
Không chỉ dừng lại ở hiệu suất, một văn phòng được cải tạo chỉnh chu còn là “mảnh đất màu mỡ” nuôi dưỡng sự sáng tạo và đổi mới. Những không gian làm việc linh hoạt với khu vực brainstorming được thiết kế độc đáo, hay những góc thư giãn đầy cảm hứng sẽ kích thích tư duy đột phá của nhân viên.
Khi được làm việc trong môi trường cởi mở và linh hoạt, nhân viên sẽ tự tin chia sẻ ý tưởng và đóng góp những giải pháp sáng tạo. Đây chính là nguồn lực quý giá giúp doanh nghiệp luôn dẫn đầu trong thị trường cạnh tranh hiện nay. Đầu tư vào không gian làm việc chính là đầu tư vào tiềm năng sáng tạo vô hạn của đội ngũ bạn.
1.3. Giữ chân nhân tài và nâng cao sự gắn bó
Bạn có muốn giữ chân những nhân tài, những người đóng góp không nhỏ vào thành công của công ty? Vậy quan tâm đến sự hài lòng và trải nghiệm của họ là một điều rất cần thiết. Cải tạo văn phòng không chỉ đẹp về thẩm mỹ mà còn cung cấp những tiện nghi hiện đại, không gian làm việc thoải mái và các khu vực chức năng hỗ trợ, sẽ cho thấy sự quan tâm và trân trọng của doanh nghiệp đối với nhân viên.
Khi cảm thấy được đánh giá cao và làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và xây dựng một đội ngũ nhân sự ổn định và chất lượng. Môi trường làm việc tốt không chỉ giữ chân nhân viên hiện tại mà còn là yếu tố quan trọng thu hút nhân tài mới gia nhập công ty.
1.4. Xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp
Hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng cũng quan trọng không kém. Văn phòng chính là bộ mặt của doanh nghiệp bạn. Một không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và được thiết kế ấn tượng sẽ tạo dựng niềm tin và sự uy tín trong mắt đối tác và khách hàng ngay từ lần gặp gỡ đầu tiên.
Khi bước vào văn phòng của bạn, đối tác và khách hàng sẽ cảm nhận được sự chỉn chu, tầm nhìn và sự đầu tư nghiêm túc của công ty, từ đó mở ra những cơ hội hợp tác và kinh doanh tốt đẹp hơn. Không gian văn phòng chuyên nghiệp là lời giới thiệu hiệu quả nhất về năng lực và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
1.5. Tối ưu hóa không gian và đáp ứng sự phát triển
Trong bối cảnh doanh nghiệp không ngừng phát triển và mở rộng, việc tối ưu hóa không gian làm việc trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Một văn phòng được cải tạo thông minh sẽ giúp bạn tận dụng tối đa diện tích hiện có, bố trí các phòng ban và khu vực làm việc một cách khoa học và linh hoạt, phù hợp với định hướng phát triển và quy mô nhân sự ngày càng tăng.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và năng động. Không gian được thiết kế thông minh còn có thể dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai, mang lại giá trị lâu dài cho khoản đầu tư cải tạo văn phòng.
2. Dấu hiện doanh nghiệp cần cải tạo văn phòng cũ
2.1. Sự xuống cấp về cơ sở vật chất và công nghệ
Khi bạn nhìn thấy những vết nứt đáng lo ngại trên tường hoặc mảng sơn bong tróc, đó không chỉ là vấn đề thẩm mỹ đơn thuần. Những dấu hiệu này phản ánh tình trạng xuống cấp nghiêm trọng của văn phòng, tiềm ẩn nguy cơ về an toàn cho toàn bộ nhân viên. Hệ thống điện chập chờn không chỉ gây khó chịu mà còn có thể dẫn đến các sự cố cháy nổ nguy hiểm.
Một văn phòng thiếu hụt công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý thông minh, đường truyền internet tốc độ thấp hay thiếu các thiết bị hỗ trợ làm việc từ xa đang tự đặt mình vào thế bất lợi trong cuộc đua cạnh tranh. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn khiến doanh nghiệp khó thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường.
2.2. Bố trí không gian làm việc không còn phù hợp
Bố trí mặt bằng văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Những vách ngăn cố định tạo cảm giác chia cắt, khiến việc giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trở nên khó khăn. Lối đi chật hẹp không chỉ gây khó khăn trong di chuyển mà còn tạo cảm giác ngột ngạt, thiếu không gian.
Việc thiếu những không gian đa chức năng như khu vực pantry thoải mái hay phòng họp linh hoạt đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang bỏ lỡ cơ hội tạo ra những khoảnh khắc giao lưu, trao đổi ý tưởng và thư giãn – những yếu tố quan trọng giúp nuôi dưỡng sự sáng tạo và tăng cường tinh thần đồng đội.
Cải tạo văn phòng làm việc không còn phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo điều kiện cho sự hợp tác và phát triển.
2.3. Môi trường làm việc ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần
Ánh sáng và không khí là hai yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và năng suất làm việc. Thiếu hụt ánh sáng tự nhiên khiến không gian trở nên u ám, ảnh hưởng đến tâm trạng và năng lượng của nhân viên. Trong khi đó, việc lạm dụng ánh sáng nhân tạo có thể gây căng thẳng thị giác và mệt mỏi.
Tiếng ồn vượt ngưỡng từ các cuộc trò chuyện, tiếng máy móc hay tiếng bước chân liên tục sẽ làm giảm khả năng tập trung và gây căng thẳng kéo dài. Hệ thống thông gió kém hiệu quả khiến không khí trở nên ngột ngạt, tích tụ bụi bẩn và các chất độc hại từ đồ nội thất, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của nhân viên và làm tăng tỷ lệ nghỉ ốm.
Cải tạo văn phòng cũ với hệ thống chiếu sáng hợp lý, giải pháp cách âm hiệu quả và hệ thống thông gió tốt không chỉ là đầu tư cho cơ sở vật chất mà còn là đầu tư cho sức khỏe và hiệu suất của toàn đội ngũ.
3. Các hạng mục cải tạo văn phòng phổ biến
3.1. Hạng mục cải tạo không gian làm việc
Không gian làm việc là nền tảng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và trải nghiệm hàng ngày của nhân viên. Hạng mục này sẽ chú trọng đến:
Bố trí nội thất khoa học: Sắp xếp bàn ghế, tủ kệ cần được tính toán để tối ưu luồng di chuyển, đảm bảo sự riêng tư nhưng vẫn khuyến khích tương tác giữa các nhân viên. Không gian cần được phân chia thành các khu vực chức năng rõ ràng như khu làm việc chung, khu làm việc cá nhân và khu vực họp nhóm nhỏ.
Vách ngăn thông minh: Thay thế vách ngăn cũ bằng loại di động hoặc cửa kính giúp không gian trở nên thoáng đãng, tăng cường ánh sáng và tạo cảm giác kết nối giữa các bộ phận. Đây là giải pháp linh hoạt cho phép thay đổi cấu trúc không gian khi cần.
Sắp xếp vị trí ngồi hợp lý: Bố trí dựa trên quy trình làm việc, đặt các phòng ban thường xuyên tương tác gần nhau để thuận tiện trao đổi. Vị trí cần tập trung cao đòi hỏi không gian yên tĩnh, trong khi bộ phận sáng tạo có thể phù hợp với không gian mở.
Cây xanh và trang trí: Bổ sung cây xanh không chỉ làm đẹp không gian mà còn thanh lọc không khí, giảm căng thẳng và tăng cường sự tập trung. Các yếu tố trang trí phù hợp với văn hóa công ty sẽ tạo điểm nhấn, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
3.2. Hạng mục cải tạo trần văn phòng
Trần nhà ảnh hưởng lớn đến thẩm mỹ, khả năng cách âm và hệ thống chiếu sáng của văn phòng. Hạng mục này sẽ chú trọng đến:
- Sửa chữa hoặc thay mới: Tùy vào tình trạng và phong cách thiết kế, trần nhà sẽ được sửa chữa hoặc thay mới hoàn toàn.
- Xử lý chống thấm: Đối với khu vực có nguy cơ ẩm thấp, việc xử lý chống thấm khi cải tạo văn phòng là bắt buộc để đảm bảo độ bền kết cấu và tránh hư hỏng sau này.
- Hệ thống chiếu sáng: Lắp đặt đèn LED tiết kiệm điện với độ sáng phù hợp, tránh gây lóa mắt hoặc tạo bóng tối. Nên kết hợp giữa chiếu sáng chung và chiếu sáng tập trung cho từng khu vực làm việc.
3.3. Hạng mục cải tạo sàn văn phòng
Sàn nhà ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn, vệ sinh và tổng thể thẩm mỹ của văn phòng. Sàn cũ, xuống cấp, nứt vỡ cần được sửa chữa hoặc thay mới để đảm bảo an toàn khi di chuyển và thuận tiện cho việc vệ sinh.
Một số vật liệu phù hợp để cải tạo lại sàn văn phòng:
- Gạch ceramic: Bền, dễ vệ sinh, đa dạng mẫu mã.
- Gỗ công nghiệp: Mang lại không gian ấm cúng, hiện đại nhưng cần lưu ý khả năng chịu ẩm.
- Sàn vinyl: Chống thấm tốt, giảm tiếng ồn, nhiều lựa chọn về màu sắc và họa tiết.
3.4. Hạng mục cải tạo nội thất văn phòng
Nội thất là yếu tố trực tiếp phục vụ công việc và ảnh hưởng đến sự thoải mái của nhân viên.
Thay thế bàn ghế, tủ kệ: Nội thất cũ kỹ nên được thay thế bằng đồ mới hiện đại. Bàn ghế làm việc cần đáp ứng tiêu chuẩn công thái học để hỗ trợ tư thế ngồi tốt, giảm các vấn đề sức khỏe.
Tối ưu công năng: Nội thất không chỉ cần đáp ứng nhu cầu sử dụng mà còn phải hài hòa với phong cách thiết kế tổng thể. Lựa chọn nội thất thông minh, đa năng giúp tiết kiệm không gian và tăng tính linh hoạt.
Thay mới hoặc sửa chữa cửa: Cửa cũ hoặc hỏng cần được thay thế để đảm bảo an ninh. Nên ưu tiên loại cửa có khả năng cách âm, cách nhiệt tốt.
Lắp đặt rèm cửa: Rèm giúp kiểm soát ánh sáng, tránh chói mắt và tạo sự riêng tư khi cần. Có nhiều loại rèm như rèm cuốn, rèm lá dọc với chất liệu và màu sắc đa dạng để phù hợp với thiết kế tổng thể.
3.5. Hạng mục cải tạo hệ thống kỹ thuật
Nâng cấp hệ thống điện: Kiểm tra và sửa chữa dây điện, ổ cắm, công tắc để đảm bảo an toàn, tránh quá tải và chập cháy.
Cải tạo hệ thống nước và điều hòa: Hệ thống cấp thoát nước cần được kiểm tra, sửa chữa để tránh rò rỉ. Hệ thống điều hòa cần được bảo trì hoặc thay thế để đảm bảo không gian làm việc thoáng mát.
Lắp đặt hệ thống an ninh: Trang bị camera giám sát và khóa cửa hiện đại như khóa từ, khóa vân tay tại các vị trí quan trọng.
3.6. Hạng mục cải tạo các khu vực chức năng
Phòng họp chuyên nghiệp: Thiết kế đảm bảo sự riêng tư với khả năng cách âm tốt. Trang bị đầy đủ thiết bị như màn hình lớn, hệ thống âm thanh và kết nối internet ổn định.
Khu vực nghỉ ngơi: Tạo không gian pantry tiện nghi với bàn ghế, tủ lạnh và máy pha cà phê để nhân viên có thể thư giãn. Các khu vực thư giãn nhỏ với ghế sofa, sách báo giúp nhân viên giảm căng thẳng, tăng cường sáng tạo.
Việc cải tạo văn phòng là quá trình đầu tư có tính chiến lược, không chỉ giúp làm mới không gian mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và hình ảnh doanh nghiệp. Với sự đầu tư hợp lý vào từng hạng mục, văn phòng của bạn sẽ trở thành không gian làm việc lý tưởng, thúc đẩy sáng tạo và hiệu suất.
Có thể bạn quan tâm: Cải tạo nhà phố cũ: 9 Ý tưởng cải tạo & hạng mục thi công
4. Cách dự trù kinh phí cải tạo văn phòng
4.1. Cách dự trù chi phí cải tạo văn phòng
Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, việc xác định rõ mục tiêu và phạm vi là nền tảng quyết định toàn bộ quy mô và chi phí. Hãy lập bảng danh mục chi phí chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các hạng mục cải tạo:
- Chi phí thiết kế và chuẩn bị
- Chi phí xây dựng và sửa chữa kết cấu
- Chi phí thi công nội thất
- Chi phí hệ thống kỹ thuật (MEP)
- Chi phí trang thiết bị công nghệ
- Chi phí hoàn thiện và trang trí
- Chi phí nhân công và quản lý
Tính toán tổng ngân sách và phân bổ theo tiến độ: Từ bảng chi tiết, bạn cần tổng hợp thành ngân sách tổng thể và phân bổ hợp lý bằng cách cộng tất cả các mục chi phí đã liệt kê và bổ sung khoản dự phòng phát sinh khi cải tạo văn phòng.
Cách phân bổ chi phí theo giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Thiết kế, xin phép, phá dỡ
- Giai đoạn 2: Thi công phần thô (tường, sàn, trần, hệ thống điện nước)
- Giai đoạn 3: Hoàn thiện (sơn, lắp đặt cửa)
- Giai đoạn 4: Lắp đặt nội thất, thiết bị
- Giai đoạn 5: Vệ sinh, nghiệm thu
4.2. Bảng dự trù chi phí cải tạo văn phòng theo hạng mục
| STT | NỘI DUNG | ĐƠN VỊ | ĐƠN GIÁ |
| Hạng mục thi công tháo dỡ công trình cũ | |||
| 1 | Vận chuyển đồ đạc cũ tồn đọng để giải phóng mặt bằng | m2 | Thực tế |
| 2 | Phá dỡ sàn bê tông cốt thép trong trường hợp | m2 | 280,000 |
| Thay đổi công năng, cầu thang,…. | |||
| 3 | Phá dỡ thạch cao văn phòng cũ nếu có | m2 | 20,000 |
| 4 | Tháo cửa gỗ và khung cửa cũ (nếu có) | gói | Thực tế |
| Bàn giao cho chủ nhà | |||
| 5 | Bóc sàn gỗ cũ, xếp gọn và vận chuyển xuống tầng 1 | gói | Thực tế |
| Bàn giao cho chủ nhà (nếu có) | |||
| 6 | Đóng phế thải vào bao, vận chuyển bằng thang máy | gói | Thực tế |
| Hoặc thang bộ xuống tầng 1 (bao gồm cả bao đóng phế thải) | |||
| 7 | Vận chuyển phế thải ra ngoài công trình | gói | Thực tế |
| 8 | Tháo dỡ thiết bị điện nếu có trên mặt bằng | gói | Thực tế |
| 9 | Tháo dỡ toàn bộ hệ thống đường ống kẽm trong tường, bình nóng lạnh, | gói | Thực |
| Hành lang, vệ sinh (nếu có). Tháo dỡ thiết bị nước (nếu có) | |||
| 10 | Tháo dỡ mái tôn + thép hộp | m2 | 55,000 |
| Xây trát, ốp tường văn phòng | |||
| 1 | Xây tường bằng gạch ống đặc Kt :50x110x200mm, xi măng cát mác 75 | m3 | 2,700,000 |
| 2 | Trát tường, cạch cửa ,má cửa ,tường WC (Xi măng cát đen). | m2 | 145,000 |
| 3 | Láng nền trong phòng | m2 | 120,000 |
| 4 | Lát nền nhà và nền các khu vệ sinh | m2 | 200,000 |
| (chỉ bao gồm nhân công và xi măng cát,không bao gồm gạch lát ). | |||
| 5 | Ốp tường các khu WC : Ốp gạch ốp lên bề mặt tường đã trát | m2 | 200,000 |
| (chỉ bao gồm nhân công và xi măng, không bao gồm gạch ốp). | |||
| Xử lý nền chống thấm | |||
| 1 | Đục rộng thêm xung quoanh cổ ống + quấn băng trương nở + đổ vữa | Cái | 310,000 |
| không co ngót. | |||
| 2 | Vệ sinh sạch nền + quét chống thấm MpelLastic 2 thành phần (2 lớp). | m2 | 260,000 |
| Sửa chữa nâng cấp văn phòng | |||
| 1 | Làm trần bằng tấm thạch cao, tấm Gyproc 9mm | m2 | 185,000 |
| 2 | Làm trần bằng tấm thạch cao, tấm chịu ẩm | m2 | 195,000 |
| 3 | Làm vách bằng tấm thạch cao, tấm chịu nước | m2 | 245,000 |
| 4 | Lắp dựng tấm thăm trần bằng thạch cao, KT 450×450 mm | Tấm | 370,000 |
| 5 | Trần thả tấm Gyproc dày 9mm loại 60x60cm | m2 | 180,000 |
| Sửa chữa bảo dưỡng điều hòa | |||
| 1 | Công tháo lắp máy | Bộ | 270,000 |
| 2 | Dây điện bổ sung 2.5 mm | m | 20,000 |
| 3 | Bảo dưỡng | Bộ | 270,000 |
| 4 | Nạp ga bổ sung | Bộ | 160,000 |
| 5 | Phụ kiện lắp máy | Bộ | 70,000 |
| 6 | Ống đồng | m | 190,000 |
| Vệ sinh cho khu vực cửa sổ | |||
| 1 | Vách kính sử dụng kính Cường lực 10mm trắng trong | m2 | 820,000 |
| 2 | Bản lề Inox 90 độ | Cái | 490,000 |
| 3 | Bản lề Inox 135 độ | Cái | 500,000 |
| 4 | Tay nắm inox | Cái | 650,000 |
| 5 | Khung giằng inox phía trên | Bộ | 800,000 |
| 6 | Kẹp U | Cái | 55,000 |
| Nâng cấp nội thất văn phòng | |||
| 1 | Sàn gỗ | m2 | Tư vấn báo giá |
| 2 | Phào chỉ laminate | Mét dài | Tư vấn báo giá |
| 3 | Nẹp đồng | Mét dài | Tư vấn báo giá |
| 4 | Xốp bạc | m2 | Tư vấn báo giá |
| 5 | Bàn làm việc | Cái | Tư vấn báo giá |
| 6 | Ghế văn phòng | Cái | Tư vấn báo giá |
| 7 | Tủ hồ sơ | m2 | Tư vấn báo giá |
Có thể bạn quan tâm: Cải tạo nhà hàng: Hạng mục cải tạo & ý tưởng sửa chữa
5. Một số gợi ý cải tạo văn phòng ấn tượng
5.1. Gợi ý cải tạo văn phòng hiện đại
Những công ty hoạt động về mảng giải trí hiện tại rất ưa chuộng kiểu cải tạo nâng cấp năng động và trẻ trung như mẫu bên dưới. Đặc điểm của kiểu thiết kế này sẽ là phần tường được phối nhiều mảng màu neon hoặc màu nổi như đỏ tươi, vàng chanh để tăng điểm nhấn. Đồng thời, những chi tiết độc đáo như con số, slogan,… đều được dùng như một cách trang trí.
Mặt khác, hệ thống đèn được sử dụng cho văn phòng hiện đại thường là đèn led âm trần kết hợp thêm những chiếc đèn thả chất lượng có kiểu dáng gọn gàng, rất phù hợp để cung cấp thêm ánh sáng cho từng bàn làm việc. Một ưu điểm vượt trội khác là cải tạo văn phòng kiểu mới luôn dành một khu vực nhỏ gọi là pantry, phục vụ cho việc ăn uống giải trí của nhân viên vào giờ giải lao.
Nhiều văn phòng thông minh cũng bắt đầu chú trọng chất lượng không khí bằng cách đặt thêm những chậu cây xanh vào không gian văn phòng. Bạn có thể chọn cách bày trí ở bàn làm việc như một vách ngăn riêng tư cho từng nhân viên hoặc đặt những chậu cây lớn ở các góc phòng. Đối với các dự án cải tạo nhỏ, hãy thử những loại cây dây leo cho tường hoặc trần nhà nhé.
5.2. Gợi ý cải tạo văn phòng diện tích nhỏ
Có nhiều cách hữu ích để thi công cải tạo văn phòng có diện tích nhỏ, bí quyết nằm ở việc sắp xếp đồ dùng bên trong sao cho ngăn nắp. Văn phòng trong hình sau có diện tích hình thang với chiều rộng khiêm tốn, chính vì vậy loại bàn dài đặt sát vách kính là thích hợp nhất. Cách làm này đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho 5 nhân viên và thêm 1 bàn riêng cho quản lý.
Cùng với đó, sử dụng chất liệu kính trong suốt cũng là một mẹo hay để đánh lừa thị giác, làm cho văn phòng trở nên thông thoáng hơn. Không những đủ sức chứa cho 6 người, kiểu cải tạo này vẫn còn dư chỗ để đặt thêm một chiếc tủ cỡ lớn và một chiếc máy in cũng như tên thương hiệu của công ty. Nhìn từ trên cao xuống, tổng thể không những gọn gàng mà còn đầy đủ các chức năng.
Một ý tưởng cải tạo văn phòng khác cũng rất thích hợp với các công ty có số lượng nhân sự vừa phải mà bạn nên tham khảo. Điểm chung giữa 2 giải pháp thi công sửa chữa này là sử dụng bảng màu sáng và tận dụng tối đa ánh sáng từ bên ngoài. Mẫu văn phòng dưới đây có một chiếc bàn cỡ lớn cho 10 người ngồi, vừa là bàn làm việc vừa có thể dùng để tổ chức cuộc họp.
5.3. Gợi ý cải tạo phòng khách văn phòng
Khu vực tiếp khách rất cần được đầu tư trang trí bởi các doanh nghiệp để tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Tùy theo diện tích thực tế, bạn hãy chọn bộ sofa và bàn trà có kích thước phù hợp. Sofa dáng dài được đặt dựa vào tường rất phù hợp nếu bạn đang có ý định cải tạo phòng khách cho văn phòng nhỏ của mình.
Ngoài việc tích hợp phòng khách với bàn tiếp tân vào cùng một khu vực như trên, bạn có thể tạo một vách ngăn để tạo sự riêng tư. Bạn hãy ưu tiên đặt bộ sofa ở nơi có nhiều ánh sáng nhất, điều này sẽ giúp khách hàng và đối tác có thiện cảm hơn với doanh nghiệp. Không gian tiếp khách đẹp và chuyên nghiệp có ảnh hưởng rất lớn, bạn đừng bỏ qua chi tiết trong quá trình thi công cải tạo văn phòng nhé.
5.4. Gợi ý cải tạo phòng họp văn phòng
Hiện tại, phòng họp cũng là khu vực không kém phần quan trọng, tùy theo quy mô của doanh nghiệp, tập đoàn đó mà diện tích phòng cũng khác nhau. Những doanh nghiệp lớn thường rất chú trọng phòng họp mỗi khi cải tạo văn phòng để tạo sự chỉn chu với các cổ đông. Nếu phòng họp có chiều dài và chiều ngang rộng rãi, hãy đặt một chiếc bàn dài ở trung tâm và bổ sung số lượng ghế tương ứng xung quanh bàn như sau.
Điểm giống nhau giữa các thiết kế phòng họp là ưa chuộng mẫu bàn rộng để thuận tiện cho việc trao đổi. Dựa vào kích thước phòng của công ty mình, bạn hãy chọn loại bàn tương ứng. Để làm đẹp thêm cho khu vực này, các kiến trúc sư thường khuyến khích chủ doanh nghiệp đầu tư trang trí tường khi cải tạo văn phòng.
Do đó, bạn có thể thấy nhiều mẫu mã ốp tường kết hợp phụ kiện trang trí sáng tạo như các mẫu mà tôi cung cấp.
Những tập đoàn lớn thường có thêm một phòng chức năng hiện đại để tổ chức training cho toàn thể nhân sự. Vì các căn phòng này có chiều dài ấn tượng nên việc trang trí tường cũng cần sự tính toán hợp lý. Thay vì sử dụng xuyên suốt một loại ốp hay một màu sơn, bạn hãy kết hợp hài hòa nhiều họa tiết khác nhau, treo thêm một vài bức tranh để thêm phần bắt mắt.
Có thể bạn quan tâm: Cải tạo khách sạn sửa chữa: Tư vấn & chi tiết dịch vụ
6. Tham khảo một số ý tưởng cải tạo văn phòng
6.1. Tận dụng ánh sáng, hệ thống điện hợp lý
Bạn cần phải lắp đặt hệ thống đèn hợp lý để tốt cho thị lực của các nhân viên khi phải làm việc với máy tính mỗi ngày. Sẽ còn tuyệt vời hơn nữa nếu phương án cải tạo của bạn tận dụng được nguồn sáng tự nhiên từ cửa sổ. Đồng thời, hãy đảm bảo hệ thống điện dự phòng đủ để các thiết bị trong công ty hoạt động mỗi khi có sự cố cúp điện.
6.2. Treo số lượng đèn hợp lý cho khu vực làm việc
Mục đích của thi công việc cải tạo văn phòng là đem lại nơi làm việc vừa thoải mái vừa có tính thẩm mỹ cao. Dù thiết kế mới có đẹp đến đâu thì bạn hãy nhớ xem xét thêm về sự an toàn trong quá trình sử dụng.
Theo kinh nghiệm của tôi, bạn đừng nên treo quá nhiều thứ lên trần nhà như đèn hoặc các phụ kiện trang trí khác, hạn chế rủi ro quá tải trọng lượng. Thêm vào đó, phần sàn nhà cũng nên sử dụng những vật liệu dễ vệ sinh và có khả năng chống trượt.
6.3. Trang trí thêm cây xanh cho văn phòng
Trong mỗi dự án cải tạo nâng cấp của Vaidecor, các kiến trúc sư luôn luôn bố trí thêm những chậu cây xanh ở các góc phòng để tăng thêm sức sống. Mặt khác, bạn cũng có thể phá cách với những giàn hoa treo tường hoặc đơn giản là một chậu xương rồng nhỏ xinh đặt trên bàn làm việc. Màu sắc tươi tắn của hoa cỏ sẽ làm không gian tươi mát hơn, hỗ trợ thanh lọc không khí tốt.
6.4. Đầu tư khu vực giải trí cho nhân viên
Bên cạnh việc sửa chữa, làm mới lại môi trường làm việc, Vaidecor luôn khuyến khích khách hàng đầu tư thêm những không gian tiện ích khi cải tạo văn phòng. Bạn có thể dành một phần diện tích nho nhỏ để làm pantry có đầy đủ lò vi sóng, tủ lạnh để nhân viên sử dụng trong giờ giải lao. Mặt khác, một số công ty lớn còn có phòng gym và phòng nghỉ trưa yên tĩnh cho nhân viên của mình.
Tham khảo thêm: Mẫu nhà cải tạo đẹp: 30 mẫu đẹp & gợi ý cải tạo phù hợp
7. Những lưu ý trước khi cải tạo văn phòng
7.1. Đánh giá hiện trạng và nắm bắt nhu cầu
Việc tiến hành “khám sức khỏe tổng quát” cho không gian hiện tại là điều cần được thực hiện đầu tiên. Đội ngũ kỹ thuật cần kiểm tra kỹ lưỡng các hệ thống điện, nước, thông gió và kết cấu chịu lực của tòa nhà. Việc này giúp phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn như hệ thống điện xuống cấp, giúp bạn chủ động lên kế hoạch nâng cấp và tránh rủi ro không đáng có.
Song song với đánh giá kỹ thuật, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên là yếu tố then chốt để thiết kế văn phòng làm việc phù hợp.
Hãy tiến hành khảo sát nội bộ để xác định:
- Loại hình công việc chủ đạo (cần tập trung cá nhân hay tương tác nhóm)
- Số lượng nhân sự hiện tại và dự báo tăng trưởng
- Nhu cầu về không gian hội họp và khu vực thư giãn
Một công ty khởi nghiệp sẽ cần không gian mở, khuyến khích giao tiếp, trong khi một hãng luật có thể ưu tiên phòng họp riêng tư và không gian yên tĩnh cho nhân viên tập trung làm việc.
7.2. Nên lập kế hoạch thiết kế và ngân sách thực tế
Sau khi hiểu rõ hiện trạng và nhu cầu, bạn nên phác thảo thiết kế văn phòng mới và xây dựng ngân sách phù hợp. Thiết kế cần đảm bảo sự hài hòa giữa thẩm mỹ và công năng sử dụng.
Chúng tôi khuyến nghị bạn nên:
- Bố trí không gian theo nguyên tắc “luồng di chuyển tự nhiên”
- Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm năng lượng và nâng cao tâm trạng nhân viên
- Lắp đặt hệ thống cách âm hợp lý để bảo vệ sự tập trung làm việc
Về mặt tài chính, việc ước tính chi phí chính xác giúp công ty tránh các bất ngờ không mong muốn. Chi phí cải tạo văn phòng thường bao gồm vật liệu xây dựng, nhân công, thiết bị nội thất và các khoản phụ phí. Để đảm bảo dự án không bị vượt ngân sách, hãy lập dự toán chi tiết cho từng hạng mục và dành ra khoản dự phòng 10-15% cho những phát sinh không lường trước.
Đối với doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế, giải pháp cải tạo từng phần theo thứ tự ưu tiên là lựa chọn thông minh để giảm áp lực tài chính.
7.3. Đảm bảo tuân thủ pháp lý trước khi cải tạo
Yếu tố pháp lý không thể bỏ qua trước khi cải tạo văn phòng. Theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP, những công trình cải tạo có tác động đến kết cấu chịu lực, quy mô hoặc công năng sử dụng đều cần xin giấy phép xây dựng. Nếu chỉ giới hạn ở phần cải tạo nội thất văn phòng và không làm thay đổi kết cấu chính, bạn có thể được miễn giấy phép.
Đồng thời bạn cần tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và phòng cháy chữa cháy:
- Hệ thống điện phải được thiết kế và lắp đặt theo tiêu chuẩn TCVN 7447
- Vật liệu xây dựng, đặc biệt tại khu vực có nguy cơ cháy nổ cao như phòng máy chủ, cần có chứng nhận chống cháy
- Lối thoát hiểm phải được bố trí rõ ràng, dễ nhận biết với biển chỉ dẫn phát quang
Việc đảm bảo tuân thủ các quy định này không chỉ giúp tránh rắc rối về mặt hành chính mà còn bảo vệ an toàn cho tất cả nhân viên.
7.4. Nên chọn đối tác cải tạo uy tín
Chất lượng công trình cải tạo văn phòng phụ thuộc rất lớn vào năng lực của nhà thầu. Hãy dành thời gian đánh giá kỹ lưỡng các ứng viên dựa trên tiêu chí:
- Kinh nghiệm thực tế đã hoàn thành dự án văn phòng tương tự
- Sở hữu các chứng chỉ hành nghề cần thiết
- Phản hồi tích cực từ khách hàng cũ
Một hợp đồng rõ ràng, minh bạch với các điều khoản về tiến độ, chế độ bảo hành và các điều khoản phạt vi phạm (0.5-1% giá trị hợp đồng cho mỗi ngày chậm trễ) sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc bảo vệ quyền lợi của bạn.
Sau khi đã chọn được nhà thầu tin cậy, việc thiết lập phương pháp giám sát hiệu quả sẽ đảm bảo công trình được thực hiện đúng thiết kế, tiến độ và chất lượng. Các công nghệ tiên tiến như mô hình BIM (Building Information Modeling) cho phép theo dõi trực quan tiến độ dưới dạng 3D, giúp phát hiện sớm các xung đột trong thiết kế.
7.5. Chuẩn bị kỹ lưỡng cho giai đoạn thi công
Để quá trình thi công cải tạo văn phòng diễn ra thuận lợi và giảm thiểu gián đoạn hoạt động kinh doanh, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng:
- Lập kế hoạch di dời và bảo quản tài sản, sử dụng dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp có bảo hiểm đầy đủ
- Số hóa và lưu trữ tài liệu quan trọng trên nền tảng đám mây trước khi thi công
- Sắp xếp lịch thi công vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc để giảm thiểu ảnh hưởng
- Sử dụng rèm nhựa cách âm và máy hút bụi công nghiệp có bộ lọc HEPA để kiểm soát tiếng ồn và bụi bẩn
Việc áp dụng các biện pháp này sẽ giúp quá trình cải tạo diễn ra suôn sẻ, đặc biệt quan trọng nếu văn phòng của bạn nằm trong tòa nhà đang có các doanh nghiệp khác hoạt động.
8. Lý do quý doanh nghiệp nên chọn Vaidecor cải tạo văn phòng
Vaidecor có 6 năm hoạt động trong lĩnh vực cải tạo không gian cho nhiều loại hình từ căn hộ, nhà ở, biệt thự,… cho đến các cơ sở kinh doanh trên địa bàn TPHCM và các tỉnh lân cận. Chỉ riêng cải tạo văn phòng làm việc, chúng tôi đã hoàn thành 100 dự án lớn nhỏ có thể kể đến như dự án cải tạo Official Source International, văn phòng Tuấn Hưng, Marina Central Tower,…
Với đội ngũ nhân viên đông đảo từ những kiến trúc sư dày dặn kinh nghiệm, sáng tạo đến các người thợ lâu năm có tay nghề cao. Chúng tôi tự tin có thể mang đến những giải pháp cải tạo tiết kiệm và chắc chắn đáp ứng những yêu cầu của bạn.
Cam kết của Vaidecor về dịch vụ cải tạo văn phòng:
- Nhiều năm kinh nghiệm cải tạo, có thể nhanh chóng giúp bạn tìm ra cách phù hợp để giải quyết vấn đề
- Luôn chủ động trong việc khảo sát, lên ý tưởng, làm việc liên tục với khách hàng để đưa ra phương án tốt nhất
- Gửi bảng báo giá chi tiết từng hạng mục thi công, tách bạch mọi thông tin với bạn
- Chính sách hậu mãi, bảo hành dịch vụ tốt nhất không khiến bạn thất vọng.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí
9. Quy trình dịch vụ cải tạo văn phòng tại Vaidecor
Để đảm bảo sự minh bạch và tiến độ thi công đúng với yêu cầu khách hàng. Vaidecor luôn tuân theo một quy trình làm việc được xây dựng chi tiết và tối ưu suốt hàng trăm dự án cải tạo trong thời gian qua.
9.1. Giai đoạn tiếp nhận
Tư vấn viên nhận thông tin cải tạo văn phòng làm việc từ khách hàng qua những kênh Online hiện nay hoặc trực tiếp tại văn phòng làm việc. Bộ phân tư vấn sẽ ghi nhận thông tin quan trọng về nhu cầu của bạn và chuyển sang cho bộ phận kinh doanh.
9.2. Giai đoạn khảo sát báo giá
Về phía Vaidecor:
- Nhân viên kinh doanh sẽ chuẩn bị hồ sơ năng lực và liên hệ với bạn để tìm hiểu nhiều thông tin về nơi cần cải tạo xây dựng lại
- Thống nhất thời gian hẹn khảo sát tại văn phòng cần nâng cấp, tư vấn hướng cải tạo, và tiến hành báo giá chi tiết, định lượng ngân sách dự kiến
Về phía chủ đầu tư:
- Bạn cần cung cấp thông tin cho chúng tôi về văn phòng cần cải tạo cũng như những yêu cầu mong muốn
- Kiểm tra bảng báo giá các hạng mục đã đúng với yêu cầu mà bạn đưa ra với nhân viên kinh doanh của Vaidecor hay chưa.
9.3. Triển khai thiết kế mẫu demo và chuẩn bị thi công
Về phía Vaidecor:
- Sau khi đã chốt phương án cải tạo văn phòng, đội ngũ kiến trúc sư sẽ lên bản vẽ thiết kế sơ bộ
- Tiến hành trao đổi liên tục với bạn để tiến hành sửa chữa theo yêu cầu nếu chưa phù hợp.
Về phía chủ đầu tư:
- Tiếp nhận bản vẽ cải tạo và phản hồi nếu chúng tôi chưa đáp ứng đúng theo yêu cầu
- Xác nhận và duyệt thiết kế sơ bộ với đội ngũ kiến trúc sư
- Bàn giao mặt bằng và xin giấy phép cải tạo trước khi Vaidecor thi công
9.4. Thiết kế chi tiết và bắt đầu cải tạo
Về phía Vaidecor:
- Lên bản vẽ 3D phối cảnh, nội ngoại thất và chỉnh sửa lại theo phản hồi của chủ đầu tư
- Phối kết hợp bộ phận thi công nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả khi triển khia
- Lên dự toán từng hạng mục cải tạo văn phòng đến bạn để xác nhận
- Tiến hành dọn dẹp mặt bằng cần cải tạo để thi công
Về phía chủ đầu tư:
- Tiếp nhận và phản hồi về thiết kế mà kiến trúc sư Vaidecor gửi, xác nhận sự điều chỉnh
- Thống nhất phương án cũng như bảng dự toán để Vaidecor có thể nhanh chóng tiến hành cải tạo.
9.5. Tiến hành thi công và theo dõi tiến độ
Về phía Vaidecor:
- Kiến trúc sư tiến hành trao đổi, phối hợp cùng các bộ phận giám sát và bộ phận thi công để đảm bảo tính đồng nhất giữ bản thiết kế và thực tế
- Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công theo từng hạng mục
- Thực hiện quá trình thi công cải tạo văn phòng và giám sát để đảm bảo tiến độ dự án
Về phía chủ đầu tư:
- Xác nhận những hạng mục cải tạo ngoài công trình
- Nghiệm thu thi công cải tạo cùng giám sát của Vaidecor để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.
9.6. Bàn giao và nghiệm thu sau cải tạo
Về phía Vaidecor:
- Bàn giao lại các hạng mục cải tạo văn phòng đã hoàn tất
- Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ và những thủ tục liên quan
- Bàn giao hồ sơ hoàn công chi tiết đến chủ đầu tư
Về phía chủ đầu tư:
- Nhận công hồ sơ bàn giao và nghiệm thu các hạng mục cải tạo đã thỏa thuận
- Xác nhận các loại giấy tờ, và ký thủ tục hoàn thiện liên quan.
10. Dự án cải tạo văn phòng đẹp Vaidecor thực hiện
10.1. Cải tạo văn phòng trọn gói anh Giáp – Đồng Nai
Thông tin công trình:
- Diện tích cải tạo sửa chữa: 300m2
- Hạng mục: Cải tạo văn phòng trọn gói
- Thời gian hoàn thành: 75 ngày làm việc
- Vị trí: Đồng Nai
- Năm hoàn thành: 2024
Chi tiết dự án: Dự án cải tạo văn phòng anh Giáp tại Đồng Nai
10.2. Cải tạo văn phòng Trustart – TPHCM
Thông tin công trình:
- Qui mô: 1 trệt 2 lầu
- Hạng mục: Cải tạo văn phòng kết hợp nhà ở
- Thời gian hoàn thành: 65 ngày làm việc
- Vị trí: TPHCM
- Năm hoàn thành: 2024
Chi tiết dự án: Dự án cải tạo văn phòng Trustart trọn gói
10.3. Cải tạo phòng ăn văn phòng anh Phong – Biên Hòa
Thông tin công trình:
- Diện tích cải tạo sửa chữa: 100m2
- Quy mô: Cải tạo phòng ăn
- Hạng mục: Cải tạo nội thất phòng ăn
- Thời gian hoàn thành: 20 ngày làm việc
- Vị trí: Biên Hòa
- Năm hoàn thành: 2024
Chi tiết dự án: Dự án thiết kế nội thất trọn gói – văn phòng Trustart
Cải tạo văn phòng mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn đừng ngần ngại đầu tư nâng cấp không gian cho công ty của mình nhé. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu và cần sự đồng hành của đơn vị chuyên môn, hãy kết nối với ngay, bạn sẽ không cảm thấy tiếc với thời gian đã bỏ ra với Vaidecor. Chúng tôi sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp thi công phù hợp nhất đáp ứng mong muốn của bạn.
